ამ სტატიაში მოგიყვებით პირადი პროდუქტიულობის საზომებზე.

თანამედროვე პრაქტიკაში ხშირად მოისმენთ რეკომენდაციას და რჩევებს, რომ პირად პროდუქტიულობაზე პასუხისმგებელი პირი თავად თანამშრომელი უნდა იყოს.  

კომპანიებმა და მენეჯერებმა შეიძლება ისწავლონ ერთობლივი მიდგომები, გაიარონ ტრენინგები, თუმცა სულ უფრო მეტად ინდივიდუალური მიდგომით სწავლობს ადამიანი პირად პროდუქტიულობას.  

ერთობლივი, მენეჯერების მიერ შემოღებული პროდუქტიულობის სისტემა შეიძლება ითქვას, რომ მოძველებულიც კი არის, განსაკუთრებით თანამედროვე, ჰიბრიდულ სამუშაო გარემოში, როდესაც ზოგი ადამიანი სახლიდან მუშაობს, ზოგი ოფისიდან, ზოგი მუდმივად შეხვედრებს ესწრება,ზოგს საბუთებთან აქვს შეხება და ა.შ.  

თანამშრომლები, რომლებიც სახლიდან მუშაობენ სულ სხვა პროდუქტიულობის ინსტრუმენტები და საზომები სჭირდებათ, ვიდრე ვინც ოფისში მუშაობს. შესაბამისად, ბუნებრივია, რომ  ერთმანეთისგან განსხვავებული სისტემების  არსებობაა საჭირო. თუმცა აუცილებლად უნდა ვახსენოთ რამდენიმე საზომი, რომელიც ძალიან ფართოდ გამოიყენება პროდუქტიულობის სქემის შესადგენად.  

ერთ-ერთი მნიშვნელოვანი საზომია დღის განმავლობაში საქმიდან საქმეზე გადართვების სიხშირე. ფლოუ (flow) არის კონცენტრირებული მუშაობის მდგომარეობა, როდესაც ერთ კონკრეტულ საქმეში „ჩაყვინთავ“ და იმ საქმეში ხარ ჩართული თავიდან ბოლომდე, ითვლება რომ ამ დროს 5-ჯერ მეტი პროდუქტიულობის მიღწევა შეიძლება.

დღის განმავლობაში თუ კლიენტებს ურეკავთ, ესაუბრებით თანამშრომლებს, ამუშავებთ მეილებს, აწესრიგებთ დოკუმენტებს და ისე გაქვთ გადანაწილებული საქმეები, რომ ერთი საქმიდან მეორე საქმეზე გადართვები მინიმუმამდე გაქვთ დაყვანილი, ითვლება, რომ ეს არის პროდუქტიული მუშაობა.  

ამიტომ, პროდუქტიულობის ერთ-ერთ საზომად გამოიყენეთ საქმიდან საქმეზე გადართვების სიხშირე. დღის განმავლობაში ყველაზე ცუდი სცენარი შეიძლება იყოს, რომ ჯერ განახორციელოთ ერთი ზარი, მიუბრუნდეთ დოკუმენტების მოწესრიგებას, შუალედში უპასუხოთ მეილებს, შიგადაშიგ გამოელაპარაკოთ თანამშრომლებს, შეხვიდეთ შეხვედრებზე და ა.შ. დღის ბოლოს კი მიხვდებით რომ საკმაოდ გადაღლილები ხართ და ბევრი საქმის ბოლომდე მიყვანა ვერც შეძელით. ყველა 2 წუთიანი თუ 5 წუთიანი საქმე თუ ახალი გადართვაა ეს ტრაგედიაა და ძალიან სერიოზულ სტრესის გენერაცია შეუძლია. ეცადეთ გაზომოთ თქვენი გადართვები და დროთა განმავლობაში მინიმუმამდე დაიყვანოთ საქმეების სწორად დახარისხებით.

მეორე პარამეტრი არის გაფლანგული დროები. ამას ვამართლებთ კოლეგებთან საუბრით, ურთიერთობით, რა თქმა უნდა, ჩვენ ხომ რობოტები არ ვართ, გვჭირდება დღის განმავლობაში საქმის გარეთაც კომუნიკაცია. ერთი ხარიდან მეორე ზარამდე მიკრო შესვენებებს ვიწყობთ, სოციალურ ქსელში შევდივართ, ამას კი საკმაოდ დიდი დროის წაღება შეუძლია, მოწევას ერთი ღერით ვიწყებთ და ხუთ ღერზე ავდივართ. თითქოს ეს ქმედებები დღის განმავლობაში ჩვეულებრივი მოვლენაა, მაგრამ უნდა შეგვეძლოს ჩვენი დროის გაზომვა და სწორად გადანაწილება, თუ გვინდა რომ პროდუქტიულობა გავაუმჯობესოთ.  

შემდეგიც საზომი საკუთარი კალენდრის პატივისცემას ეხება. თუ თქვენ შედგენილი გაქვთ კალენდარი და წინასწარ გაწერილი გაქვთ როდის რა უნდა გააკეთოთ, მაქსიმალურად ეცადეთ, რომ მიჰყვეთ ამ გეგმას. კალენდრიდან გადახვევა გაფლანგული დროც კი არის და უდისციპლინობაზეც მიუთითებს.  

კიდევ ერთი, მეოთხე, სასარგებლო პარამეტრია შეხვედრების საშუალო ხანგრძლივობა.  ადამიანებს ვისაც ვატრეინინგებთ და ინდივიდუალურ რეჟიმში ვეხმარებით ვთავაზობთ, რომ 1 საათიანი შეხვედრიდან მოიპარონ 15 წუთი. კოლეგებს წინასწარ გააფრთხილოს, რომ 15 წუთით ადრე უნდა გავიდეს შეხვედრიდან და ხშირად აღმოჩნდება, რომ 1 საათიანი შეხვედრა 45 წუთში საერთოდ დამთავრდება. ყველა 1 საათში 15 წუთი რომ მოიპაროთ კარგი საქმისთვის, პროდუქტიულობას ნამდვილად აგიმაღლებთ. თუ ნახევარ საათიანი შეხვედრაა გირჩევთ 5 წუთი მოიპაროთ. მოპარულ წუთებში კი შეგიძლიათ მეილებს გადახედოთ, ზარები განახორციელოთ და სხვა 2 წუთიანი საქმეები მოაგვაროთ.  

შეხვედრების დროის შემცირება მნიშვნელოვანია, რადგან ძალიან ხშირ შემთხვევაში ნახევარი საათი გადის დაგვიანებაში, უსაგნო საუბრებში, რაც დაუშვებელია. ხანმოკლე შეხვედრებზე კი უფრო მობილიზებულები არიან ადამიანები, რომ მალე დაამთავრონ საქმეზე საუბარი.  

დამატებით საზომად, შეგიძლიათ შემოიღოთ შეხვედრებზე მოცდენილი ხალხის ჯამური დროის ღირებულების პარამეტრი. მაგალითი რომ გავიხსენოთ, ერთ-ერთ ორგანიზაციაში ძალიან უყვარდათ შეხვედრები, ვიპოვეთ აპლიკაცია, რომელიც ითვლიდა ფულს. შეხვედრებზე საკმაოდ მაღალი დონის თანამშრომლები იკრიბებოდნენ და ამ ხალხის წლიური ანაზღაურებაც შესაბამისად მაღალი იყო. აპლიკაცია დოლარებში ითვლიდა განვლილ დროს. თავიდან, რა თქმა უნდა ეჭვის თვალით უყურებდნენ ამ აპლიკაციას, მაგრამ როდესაც ერთი შეხვედრის ღირებულება თითო თანამშრომელზე 7-8 ათას დოლარზე ავიდა და აღმოჩნდა, რომ მთლიანად შეხვედრის ღირებულება 50 ათას დოლარი გამოდიოდა, მერე მიხვდნენ, რომ ნაკლები დრო უნდა დაეთმოთ შეხვედრებისთვის, შეხვედრებზე გაფლანგული დრო უსასრულოდ ბევრია და გირჩევთ რომ ასეთი პარამეტრი გქონდეთ კომპანიაში. მოცდენილი ჯამური დრო ფულში რომ გამოსახოთ, დაახლოებით წარმოდგენა გექნებათ რა რესურსი იხარჯება ხანგრძლივ შეხვედრებზე.

მეექვსე პარამეტრი ეხება კალენდარში დროის სლოტების გამოყენებას. გადართვების მინიმიზაციის მიზნით რეკომენდაციაა, რომ კალენდარში თითო საქმე კი არ შეიყვანოთ, არამედ დროის სლოტები დააწესოთ, რომლებსაც ერქმევა შეხვედრები თანამშრომლებთან, ზარები დამკვეთებთან, ბიუჯეტზე მუშაობა და ა.შ. ფაქტობრივად თქვენს თავს უგეგმავთ კონკრეტული დღეების და კვირების სამუშოს და ცდილობთ, რომ კონცენტრირებულად იმუშაოთ. გარდა ამისა, როდესაც ასეთი წესით გექნებათ კალენდარი შედგენილი, შეძლებთ იმის დათვლას, თუ სამუშაოს რამდენი პროცენტის შესრულება შეგიძლიათ გეგმურად და რამდენი პროცენტი დაუგეგმავი საქმეები ჩნდება დღის განმავლობაში.  

მეშვიდე საზომი ეხება მეილების, მესიჯების და ზარების დროის ერთეულში მოქცევას. ხშირად შეგვიმჩნევია საკმაოდ არაჯანსაღი კულტურა, რომ თუ ბევრი მეილი, მესიჯი ან ზარი დაგვიგროვდა ესე იგი კარგია და ანუ საქმეს ვაკეთებთ.  ადამიანები ამაყად ამბობენ რომ 50 ზარს უპასუხეს, 100 მეილს გასცეს პასუხი. მაგრამ, თუ გაქვთ მეილების და ზარების მოზღვავება ნიშნავს, რომ რაღაც პროცესი არ არის წესრიგში.  

საბანკო დაწესებულებაში გავაკეთეთ ე.წ. Auto Reply, სადაც მაქსიმალურად ავტომატიზებული პასუხები იგზავნებოდა შემოსულ მეილებზე და მესიჯებზე. წინასწარ უნდა გქონდეთ გაანალიზებული რაზე გიკავშირდებიან, თუ არის შესაძლებელი ავტომატური პასუხების გაცემა, რომ თანამშრომლებთან ინტერაქცია მინიმუმამდე დავიდეს. რა თქმა უნდა არ არის ნორმალური რომ დღეში ათასობით ზარს იღებდეთ, პროცესები უნდა დაიხვეწოს და საკომუნიკაციო მონსტრი კონტროლში მოაქციოთ.