პროფესიულ ცხოვრებაში ყველამ ვიცით, რომ აუცილებლად უნდა ჩავინიშნოთ საქმეები და დავალებები.
საქმეების ჩანიშვნის ერთ-ერთი წყაროა კალენდარი, რასთან დაკავშირებითაც გვირჩევენ, რომ მხოლოდ ის საქმეები უნდა ჩავინიშნოთ კალენდარში, რაც ზუსტად ვიცით, რომ კონკრეტულ დღეს და დროს უნდა გაკეთდეს. მაგალითად, ზუსტად ვიცით, რომ ორშაბათს 13:00-ზე შეხვედრა გვაქვს, ოთხშაბათს 16:00-ზე დოკუმენტი უნდა დავამუშავოთ და ა.შ. ადამიანების უმეტესობა ელექტრონულ კალენდარს იყენებს.
ამ სტატიაში ვისაუბრებთ ისეთ საქმეებზე, რომლებიც კალენდარში არ ხვდება. ანუ საქმე, რომელიც გასაკეთებელია, მაგრამ კონკრეტული დრო და თარიღი მინიჭებული არ აქვს. ასეთი საქმეების ჩანიშვნა ძალიან მნიშვნელოვანია კონცენტრირებული მუშაობისთვის.
ყველა ჩვენგანს შექმნია პრობლემა, რომ პირადი და სამსახურებრივი საქმეები ხშირად ერთმანეთთან იკვეთება. ამიტომ, ვიცით, რომ მათი განცალკევება საჭიროა. თუმცა, საქმეების ასე დაყოფა საკმარისი არ არის და ჩვენ ვამბობთ, რომ კიდევ უფრო მეტი განცალკევება და სტრუქტურირებაა საჭირო.
სანამ სტრუქტურაზე ვილაპარაკებთ, ბევრი კვლევით დადასტურდა, რომ საქმეების ჩანიშვნისას ფურცლის გამოყენება რჩება ყველაზე ეფექტურ საშუალებად. უმეტესობა ჩვენგანი ელექტრონულ ბლოკნოტებზეა გადასული, მაგრამ, როგორც ამბობენ „პასტა-ფურცელს“ არაფერი სჯობს. როდესაც ფიზიკურ ბლოკნოტში ათვალიერებთ ჩანიშნულ საქმეებს, იქ არ ამოგიხტებათ არავის ფოტო, მესიჯი თუ სხვა ყურადღების გამფანტველი შეტყობინებები.
ახლა ბლოკნოტის სტრუქტურაზე რომ გადავიდეთ, გვეუბნებიან, რომ გასაკეთებელი საქმეების სია უნდა იყოს დანაწევრებული კონტექსტურად. ანუ, უნდა დააჯგუფოთ საქმეები თავისი ბუნებით და არა შინაარსობრივად.
რას ნიშნავს საქმეების დაჯგუფების კონტექსტური პრინციპი?
მაგალითად, სატელეფონო ზარები ერთად უნდა დააჯგუფოთ, წასაკითხი და დასაწერი დოკუმენტები ერთად, შეხვედრები ერთად და ა.შ. გამოდის, რომ პროექტების მიხედვით კი არ ინიშნავთ საქმეებს, არამედ მსგავსი სტილის საქმეებს აჯგუფებთ ერთად.
საუბარია იმაზე, რომ ჩვენ ბლოკნოტში ერთი ტიპის საქმეები, რომლებსაც ერთნაირი შრომა და გარემო სჭირდებათ უნდა დავაჯგუფოთ ერთად.
მაგალითად, ჩვენ თუ გვაქვს ბლოკნოტში სექცია „დასარეკი“, აქ რომ გადავშლით უნდა დაგხვდეს ყველა საქმე, რომელსაც დარეკვა სჭირდება და საქმის ამ ჯგუფისთვის რამდენი დროც გაქვთ გამოყოფილი უნდა მიჰყვეთ ბოლომდე.
ასეთი მიდგომით მუშაობა კავშირშია კონცენტრირებულ მუშაობასთან. კონცენტირებული მუშაობა კი ვიცით, რომ პროდუქტიულობასთან და სტრესის დაბალ დონესთანაა პირდაპირ კავშირში.
გადააქციეთ თქვენი ბლოკნოტი სტრუქტურირებულ ბლოკნოტად, რომელშიც იქნება რამდენიმე განყოფილება, რომელიც დაიყოფა კონტექსტურად, ანუ იმის მიხედვით თუ რა ტიპის შრომა სჭირდება კონკრეტულ საქმიანობებს. შედეგად აღმოაჩენთ, რომ საქმეებს უფრო სწრაფად და პროდუქტიულად აკეთებთ.
